Signatur - Pflichtangaben für E-Mails
Nach dem seit dem 01.01.2007 geltenden Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) müssen geschäftliche E-Mails von Kaufleuten neue Pflichtangaben enthalten.
Die Neuregelung betrifft alle deutschen Kaufleute und ihre Angestellten, vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu Kapitalgesellschaft, unabhängig von deren Größe. Mit erfasst werden Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften sowie wirtschaftliche Vereine und Stiftungen. Die Pflichtangaben gelten grundsätzlich für alle externen geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns/Unternehmens, auch bei laufender Geschäftsverbindung. Das Gesetz verlangt die Angaben in der E-Mail selbst. Ein Link auf das Impressum der Website des Kaufmanns/Unternehmens ist nicht ausreichend, weswegen in jede E-Mail eine Signatur mit den Pflichtangaben aufgenommen werden sollte, auch bei Antworten oder Weiterleitungen. Z.B. sind bei einer GmbH folgende Pflichtangaben erforderlich:
- Firma mit Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft
- zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
- alle Geschäftsführer und Stellvertreter, mit Familiennamen und mind. einen Vornamen, gegebenenfalls Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mind. einem Vornamen.
Da das Gesetz bereits in Kraft ist, empfiehlt sich eine möglichst rasche Umsetzung. Verstöße sind mit Zwangsgeld bedroht und können zu lästigen und vor allem kostenpflichtigen Abmahnungen durch Wettbewerber führen. Zwar handelt es sich laut Meinung einiger Juristen bei den Pflichtangaben "nur" um wertneutrale Ordnungsvorschriften, weshalb ein Verstoß hiergegen nicht wettbewerbswidrig sei. Das bedeutet jedoch nicht, dass nicht trotzdem jemand versuchen kann, Sie abzumahnen und Ihnen entsprechend Arbeit produziert. Legal ist jedenfalls nur die oben stehende Vorschrift.
Bitte beachten: Diese Regelung gilt nicht nur für Massen-E-Mails, sondern für ALLE Ihre E-Mails. Passen Sie also unbedingt Ihre Signaturen an. In größeren Unternehmen lohnt dafür der Einsatz eines Signaturservers - der hängt einfach eine "Standard-Signatur" hinter jede ausgehende Mail an
Wir sind keine Juristen. Wir dürfen keine Rechtsberatung leisten. Und wir übernehmen keinerlei Gewähr für die getroffenen Aussagen, diese sind lediglich als allgemeine Einschätzungen zu sehen.